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Qual ferramenta escolher para gerenciar meus prospectos?

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Existem diversas ferramentas que podem lhe auxiliar na gestão de prospectos e uma grande parte é conhecida como CRM, que são ferramentas para Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Sabendo disso poderíamos simplesmente ir até o Google e fazer uma breve pesquisa por melhores CRM’s. Mas não é tão simples assim.

Muitas pessoas caem na besteira de fazer essa pesquisa e acabam se frustrando pois, mesmo que se cadastre e teste dezenas de ferramentas, dificilmente encontram uma ferramenta que realmente lhe atenda.

É importante saber que para encontrar a ferramenta ideal ou até mesmo mais de uma ferramenta se assim for necessário em seu processo de prospecção, é preciso primeiramente entender como é que funciona o seu fluxo de prospecção de clientes.

Como funciona sua prospecção de clientes?

Primeiro responda a seguinte pergunta: Quando digo prospecção de clientes o que vem a sua cabeça?

  • Sair pra rua batendo de porta em porta;
  • Pesquisar no Google por empresas do seu interesse;
  • Pesquisar nas redes sociais;
  • Procurar contatos com parceiros de negócios;
  • Etc.

Existem muitas resposta para essa pergunta não é mesmo. Mas só você sabe a que mais se encaixa em sua realidade.

Independente de sua resposta, nós iremos nos deparar com uma certeza aqui: O primeiro passo é encontrar prospects em algum lugar não é mesmo!

O segundo passo, deveria ser anotar esses prospectos em algum lugar e nessa fase de anotação é onde muitas pessoas se perdem, pois maioria das pessoas demoram para encontrar uma boa ferramenta para registrar o contato dos prospectos.

O terceiro passo pode ser definido por: Fazer um bom follow up e não deixar o prospecto esfriar, até conseguir convertê-lo em um cliente.

Acima citei 3 passos que são fundamentais na prospecção:

  1. Ter uma fonte de prospectos;
  2. Ter um local para registrar os dados;
  3. Manter um bom contato com o cliente e dar follow ups rápidos até que a venda seja fechada.

Então nesse artigo citarei ferramentas que contribuem para a etapa 2, ou seja, ótimas ferramentas para gerenciar sua prospecção.

Após finalizar esse artigo e começar a utilizar uma boa ferramenta para prospecção, você pode ler esse artigo e passar a conhecer mas X maneiras para prospectar novos clientes.

Caro leitor, meu objetivo aqui é aprofundar seus conhecimentos por isso irei falar um pouco sobre CRM, mas caso você esteja ansioso e queira ir direto para as ferramentas de prospecção, você pode pular o próximo tópico.

Como funcionam as ferramentas de prospecção (CRM’s)

Algo que é importante destacar nesse artigo é como funcionam a maioria das ferramentas (CRM’s).

O principal objetivo delas é centralizar as informações de relacionamento com prospectos e também com clientes (em algumas ferramentas).

Pois ao centralizar as informações de reuniões, datas de follow ups, dados de contato e outras informações importantes, você evita o esquecimento de detalhes acertados nas reuniões ou até mesmo a perca de informações importantes.

Informações importantes perdidas

Quando suas informações ficam perdidas por aí, anotadas em blocos de notas, em agendas, no celular, bloco de notas do computador ou até mesmo esquece de anotar, a probabilidade de você perder essas informações é muito alta e isso acaba impactando diretamente nas vendas de uma maneira negativa.

Isso porque os prospectos que estão interessados em seu produto ou serviço, geralmente tem pouca paciência e necessitam de um follow up rápido.

É ai que o papel do CRM e outras ferramentas de gestão de prospecto entram em jogo para garantir a organização e agilidade no processo.

Imagina que bom seria ter todos os seus dados centralizados! Será muito mais fácil e seguro fazer sua gestão não é mesmo.

Essa é uma das maiores vantagens.

E como é que funciona um CRM?

Na teoria é para ser uma plataforma simples de relacionamento, mas na prática, nem sempre é tão simples mantê-lo atualizado.

Em sua maioria um sistema CRM segue a seguinte ordem:

  1. Cadastro de prospecto ou cliente: Aqui é onde você vai descrever todos os dados que tiver.
  2. Agendamento de tarefas: Também é possível agendar reuniões ou simplesmente definir uma data para retorno da follow up, evitando assim esquecimentos.
  3. Anotações de insights durante reuniões: Assim você pode manter um histórico de tudo que foi conversado com o cliente.

Esses são 3 pilares básicos de um CRM, mas ele pode ir muito além dependendo da ferramenta que você utiliza porém quanto mais funcionalidades mais complexo se torna e mais tempo exige para a gestão.

Enfim vamos as ferramentas:

 

Ferramentas para realizar a gestão

Aqui irei listar as principais ferramentas que você precisa conhecer para ter uma gestão assertiva de seus prospectos.

Google Calendar

O calendário mais conhecido do mundo também pode ser um ótimo aliado na prospecção de clientes.

Você pode utilizar ele como uma agenda de reuniões e anotar os detalhes também de cada uma delas.

O Google Calendar também tem um aplicativo e você pode consultá-lo pelo seu smartphone de onde estiver.

É funcional também mas não tem tantos detalhes como o Ziptime.

Evernote

Outra ferramenta muito utilizada é o Evernote. Com ele você pode criar diversos cadernos de anotações, com isso anotar todos os detalhes de suas reuniões em um só lugar.

O Evernote foi criado para ser apenas um caderno, nada além disso. Porém é uma ferramenta excelente para quem gosta de fazer muitas anotações e não gosta de utilizar cadernos físicos.

Doodle

Essa ferramenta é bem interessante! Ela foi feita para o agendamento de reuniões entre equipes.

O objetivo dela é ajudar a definir datas para reuniões entre pessoas, através de uma comparação entre os horários disponíveis de todos os participantes. Desta maneira a ferramenta encontra o horário em que todos os participantes tenha condições de comparecer.

Cisco Spark

Esse é um ouro para os vendedores. Uma ferramenta que ajuda você a seguir as pautas das reuniões.

A ferramenta possui diversas funcionalidades que ajuda você a ter uma reunião mais eficiente e ainda você pode compartilhar com outros membros as suas anotações em tempo real.

Explore todas as integrações da ferramenta e veja todo o seu potencial.

Assim como a própria chamada do site diz: Grandes reuniões. Resultados extraordinários.

Trello

Trello

Não poderia faltar ele! O Trello é com certeza uma das ferramentas online para gestão mais multidisciplinar que você vai encontrar.

Com o Trello você pode organizar suas tarefas (ou o que desejar) em listas.

O grande potencial dele por ser muito adaptável a praticamente qualquer tipo de gestão.

Utilizar o Trello para gerenciar seus prospectos pode ser uma boa. Faça um teste e depois nos conte nos comentários.

Ziptime

Ziptime - Gerenciador de prospectos

Agora vamos falar de uma ferramenta especializada na gestão de prospectos.

Nela você pode cadastrar todos os seus prospectos de onde estiver, isso por que também tem o aplicativo do Ziptime.

Ao cadastrar um prospecto, você também pode inserir detalhes sobre reuniões com o mesmo.

Pode cadastrar uma data para não esquecer de dar retorno, o precioso follow up que todos os prospectos amam. Uma grande vantagem de colocar uma data para retorno, é que a ferramenta te envia um e-mail (diário ou semanal) avisando quais são os prospectos que você precisa entrar em contato no dia.

Você também tem a opção de marcar o estágio daquele prospecto e muito mais.

Faça um teste e conheça todo o potencial do Ziptime.

Agora é com você!

Com as ferramentas que citei aqui, acredito que seja muito difícil ficar no caos não é mesmo.

Todas as ferramentas citadas acima são de grande valia e talvez você até já utilize algumas delas, mas mesmo assim vale apena rever se o que você utilizou até hoje está realmente cumprindo o papel de fazer uma gestão assertiva por você, se está apenas dando mais trabalho de gestão ou até mesmo se não está cumprindo o papel real da prospecção que é: mantê-lo sempre atualizado e avisá-lo sempre que tiver que dar um follow up.

O que achou das ferramentas apresentadas aqui? Faça um teste e depois comente conosco logo abaixo.

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