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Onde documentar os meus prospectos

Prospecção de clientes na prática (part 2) – Onde documentar?

Na parte 1 do nossa série de artigos sobre “Prospecção de clientes na prática” falamos sobre as informações que são necessárias documentar e acompanhar sobre os seus prospectos, para aumentar assim, as chances de convertê-los em cliente.

Caso você não tenha lido a primeira parte desta serie clique ao lado: Prospecção de clientes na prática (Parte 1) – O que é preciso documentar.

Agora que você já sabe o que documentar, vamos conversar sobre “onde documentar”.

Todos nós sabemos que a correria do dia-a-dia nos deixa um pouco mais dispersos e se você anotar as informações de um prospecto em um lugar não muito confiável e de fácil acesso são grandes as chances de você perder ou simplesmente esquecer-se de entrar em contato com o futuro cliente, o que irá gerar prejuízos para a sua empresa.

É preciso escolher um lugar seguro, centralizado e de fácil navegação para documentar seus prospectos, para você não deixar passar nada e conseguir juntar argumentos para te ajudar a fechar a venda.

O foco desta segunda parte da série é mostrar algumas opções de ferramentas para ajuda-lo a ter todos os dados de cada uma das fases de prospecção de seus clientes bem organizados.

Dessa maneira será possível estar sempre por dentro de tudo o que está sendo falado e acordado durante o processo de conversão.

Iremos abordar os seguintes assuntos:

  • Ferramentas off-line para documentação de prospectos;
  • Ferramentas Online para documentação de prospectos;
  • Indicação de ferramenta para documentação de prospectos.

Ferramentas off-line para documentação de prospectos

É importante saber que não é preciso ter acesso à internet para anotar os “dados de suas prospecções” (que são de estrema importância para análise).

Apresentarei logo a seguir 3 maneiras de realizar essa “Tarefa de vendas”, algumas com a utilização da tecnologia e outras sem essa necessidade.

1 – Excel

O Excel é uma ferramenta básica de planilha eletrônica na qual você pode se organizar em tabelas, planilhas e sub-planilhas para adaptar a ferramenta as suas necessidades.

Porém a ferramenta exige um conhecimento básico das funções e funcionalidades do software e a organização é feita de forma manual.

2 – Bloco de notas

O bloco de notas é um software padrão da maioria dos sistemas operacionais que te possibilita fazer anotações.

Para transformar a ferramenta em algo que irá realmente te ajudar com o processo de prospecção de clientes, é preciso um bom planejamento organizacional para que as informações inseridas nela não fiquem “jogadas e perdidas” de tal forma que venha a te atrapalhar ao invés de ajudar.

3 – Cadernos e agendas

Cadernos e agendas sempre ajudam quando estamos sem nenhum dispositivo em mãos, neles você consegue se organizar de uma maneira que irá te ajudar a anotar informações até um determinado ponto, depois disso você começa a ter problemas para encontra-las de forma rápida e objetiva.

Por exemplo, imagine que você anote todos os seus prospectos em um caderno e em determinada situação você precise olhar o que foi acertado na primeira reunião com o cliente. O caderno infelizmente não te fornece um filtro para agilizar o processo, e todos nós sabemos que tempo é dinheiro.

Ferramentas online que podem ajudar no acompanhamento de prospectos

Com a evolução da tecnologia, está cada vez mais difícil encontrar um lugar sem conexão à internet e as soluções online estão cada vez mais presentes em nossas vidas, pois nos possibilitam a acessar nossas informações de onde estivermos.

Preparei uma lista com 3 ferramentas online logo abaixo:

1 – Runrun.it

Runrun.it é uma plataforma que te ajuda a gerenciar tempo, tarefas e desempenho em um só lugar, nela você consegue fazer anotações referentes aos seus futuros clientes.

É uma ferramenta paga na qual o foco principal não está em prospectos, mas com um pouco de organização, o runrun.it te auxilia muito bem para que nenhuma informação seja perdida.

2 – Trello

O Trello é uma ferramenta gratuita muito famosa para gerenciamento de tarefas, anotações, checklist e muito mais.

Ele é composto por diversas “Boards” nas quais você cria uma board para cada projeto, cliente, prospecto etc… E vai anotando e acompanhando tudo o que está acontecendo.

O bacana dessa ferramenta é que você consegue compartilhar suas boards com outras pessoas que também podem ir alimentando-as com informações referentes ao assunto principal.

3 – Google Calender

O Google Calender é uma agenda eletrônica que te permite fazer anotações de qualquer assunto, essa solução é gratuita e te possibilita criar diversas categorias de anotações como por exemplo “prospectos” e dentro dessa categoria você insere todos os seus prospectos e vai anotando as informações relevantes levantadas durante suas  reuniões com seus prospectos.

Indicação de ferramenta de acompanhamento de prospectos (a mais apropriada)

Como você pode notar, nenhuma das ferramentas citadas é voltada exclusivamente para gerenciamento de prospectos, ou seja, são soluções genéricas que podem ou não ajudar a resolver o seu problema.

Se você realmente deseja uma solução completa para gestão de prospectos, apresentaremos uma ótima ferramenta  que é voltada exclusivamente para gestão de prospectos.

A plataforma foi desenvolvida pensando nas principais dificuldades que os empreendedores tinham em anotar e gerenciar seus prospectos de forma assertiva.

A plataforma conhecida como Ziptime, possui muitas funcionalidades, se eu fosse descrever cada uma delas, com certeza ficaria um artigo gigantesco.

Vou abordar apenas algumas funcionalidades nas quais eu acho fantásticas, mas caso você queira ter acesso a todas as informações, acesse essa página www.ziptime.com.br.

Principais funcionalidades Ziptime

  1. Com o Ziptime você pode criar etapas do seu funil de vendas para definir em qual fase da prospecção o seu futuro cliente está, por exemplo: “Esquentar contato”, “Em negociação”, “Aguardando contato”, “Enviar proposta”.
  2. Para cada prospecto você pode definir uma data para o próximo contato e a plataforma te avisa quando é hora de fazer o contato.
  3. Você tem disponível o registro de atividades, onde você anota tudo o que foi abordado, negociado e fechado com o cliente em cada contato de uma forma fácil e centralizada.
  4. O software permite que você realize diversos filtros nos quais permite que você analise pontos específicos de seus prospectos e possa melhorar cada vez mais a sua estratégia.

Nessa segunda parte desta série de artigos eu apresentei algumas possíveis soluções para você documentar seus prospectos de forma que te auxilie a gerar vendas.

A etapa da prospecção é a mais importante durante o processo de vendas, pois ela é a porta de entrada para fechar um negócio. É muito importante que ela seja gerenciada e seguida “a risca” para que não se perca nenhum detalhe importante pelo caminho.

É preciso escolher uma ferramenta que te ajude a melhorar seus resultados e eu indico o Ziptime, pois ela é uma ferramenta voltada somente para prospecção e assim aumenta suas chances de conversão.

Utilize o Ziptime Gratuitamente

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