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5 pontos essenciais para documentar em sua prospecção de clientes

A documentação da prospecção de clientes, é de extrema importância para que sua empresa possa analisar onde está acertante e onde está errando nas negociações.

O primeiro passo é ter uma boa plataforma para isso, no caso iremos falar sobre o Ziptime, a plataforma mais simples e intuitiva do mercado brasileiro.

Agora que já temos uma plataforma, vamos ao que interessa...

O que documentar?

1 - Status da prospecção

Gerenciar corretamente todos os status de sua prospecção lhe dará uma ótima visão!

Encare o Status como estágios de uma negociação. Por exemplo, imagine que seus status são:

  1. Esquentar contato
  2. Aguardando contato
  3. Prospectanto
  4. Enviar proposta
  5. Aguardando Ok
  6. Em negociação
  7. Nagócio fechado
  8. Arquivado

Prospectos aguardando proposta - Se interessou pela ferramenta da imagem acima? Conheça nossa ferramenta gratuita de prospecção clicando em cadastrar no menu superior
8 Status de prospecção – Se interessou pela ferramenta da imagem acima? Conheça nossa ferramenta gratuita de prospecção clicando em cadastrar no menu superior

Na imagem acima você visualizou uma captura de tela de nossa ferramenta (especializada na prospecção de clientes) na qual é exibido 8 status de prospecção separados por cores.

A separação por cores facilita a análise visual de seus prospectos e dessa maneira você pode se atentar aos prospectos que estão em um estágio mais avançado, como por exemplo: "Enviar Proposta" ou "Aguardando Ok".

Prospecto aguardando resposta
Prospectos aguardando proposta – Se interessou pela ferramenta da imagem acima? Conheça nossa ferramenta gratuita de prospecção clicando em cadastrar no menu superior

Outra vantagem é que você também consegue fazer uma seleção de um estágio/status (pelo filtro) e tomar as ações necessárias de prospecção deste potencial cliente. Por exemplo: Filtrar pelo Status "Enviar Proposta" e, em seguida, enviar a proposta a todos os prospectos que estão aguardando. Veja na imagem abaixo:

Selecionando filtro Enviar Proposta
Selecionando filtro Enviar Proposta – Se interessou pela ferramenta da imagem acima? Conheça nossa ferramenta gratuita de prospecção clicando em cadastrar no menu superior

2 - Valor a prospectar

Aqui vai uma sacada importantíssima que pode aumentar em até 10x seus resultados na prospecção de clientes:
Tenha de forma visível e gritante o valor acumulado de todos os prospectos de seu negócio, pois isso lhe impulsionará a entender se precisa buscar novas oportunidades de negócio (aumentar o volume do seu funil de vendas) ou precisa colocar mais empenho em converter os prospectos atuais em clientes.

Fato: É impossível não ter sua atenção prendida pelo valor acumulado em prospecção.

Ter uma visão macro do valor a prospectar faz com que você tenha uma noção de onde é mais importante investir seus esforços.

Dessa forma, você e sua equipe de vendas podem dar prioridade a determinados prospectos com base nos objetivos atuais de seu negócio, que podem ser:
- Aumentar o faturamento
- Melhorar seu portfolio
- Ganhar know how em determinado segmento de mercado (acontece muito em empresas prestadoras de serviço que estão começando suas operações)

Dessa forma seu negócio caminha rumo aos objetivos a serem alcançados.

Na dashboard do Ziptime você tem uma visão macro dos números mais importantes. Veja na imagem abaixo:

Visão Macro
Visão macro dos valores em prospecção – Se interessou pela ferramenta da imagem acima? Conheça nossa ferramenta gratuita de prospecção clicando em cadastrar no menu superior

3 - Tipo de negócio

Como você pode ver acima, uma vez que se lança o "tipo de negócio" de cada prospecto, vai ser fácil descobrir qual produto ou serviço prestado traz mais resultados em sua empresa (ou pelo menos está com maior oportunidades de negócio).

Seja onde você registra seus prospectos, não se esqueça de anotar qual o tipo de negócio desse prospecto para fazer as análises futuras e consequentemente, concentrar seus esforços nos negócios que mais vão de encontro aos objetivos de sua empresa.

Caso queira ter um controle mais assertivo, simplificado e na nuvem, sugiro que cadastre-se no Ziptime, pois dentro da ferramenta, além da visão macro de cada tipo de negócio, você também terá um local específico para cadastrar todos os tipos de negócio de sua empresa. Confira na imagem abaixo:

Tipos de negócios a prospectar
Tipos de negócios a prospectar – Se interessou pela ferramenta da imagem acima? Conheça nossa ferramenta gratuita de prospecção clicando em cadastrar no menu superior

4 - Origem da prospecção

Saber qual a origem de suas prospecções é uma das maiores sacadas dos bons vendedores. Se você não anota de onde vem cada prospecto, com certeza está deixando de analisar dados importantes para aprimorar sua prospecção de clientes (isso sem dizer que muitas vezes pode pagar comissão a parceiros de negócios que trazem clientes para sua empresa).

Veja alguns dados importantes que você pode extrair somente analizando as origens de suas prospecções:

  • Qual origem de prospecção está gerando mais conversões
  • De qual origem vem os maiores prospecções
  • Onde posso investir mais para aumentar meus prospectos e consequentemente minhas vendas (anúncios no Google Adwords, Facebook Marketing, Panfletagem, Artigos no meu blog, Networking, Parceiros estratégicos, entre outros)

Você também pode cadastrar nas Origens de Prospecção campanhas publicitárias e filtrar seus prospectos por campanha. Dessa maneira você saberá se obteve resultados satisfatórios em suas campanhas.

5 - Informações gerais do prospecto

Nosso último item da lista são as informações de contato de cada prospecto.

Informações como: Telefone, e-mail, site e data de próximo contato são de extrema importância e manter todas elas atualizadas deve ser um comprometimento.

Outra grande informação que é importante gravar é o seu "histórico de anotações e interações diversas sobre seu prospecto". Isso lhe dará um maior controle sobre o que foi combinado com cada prospecto durante as negociações. Até porque você não vai querer armazenar todas as suas reuniões na cabeça, certo?

Veja uma captura de tela dentro do nosso painel:

Editando informações de contato do prospecto
Editando informações de contato do prospecto – Se interessou pela ferramenta da imagem acima? Conheça nossa ferramenta gratuita de prospecção clicando em cadastrar no menu superior

Como dizem os grandes empreendedores de sucesso:

Uma boa gestão de fluxo de caixa é o que mantém a empresa andando, mas são as vendas que fazem as empresas crescerem.

Converter um potencial cliente em um cliente é uma conquista que somente quem encara a prospecção de clientes com seriedade, responsabilidade e organização consegue ter.

* Se você está gostando das informações deste artigo, não se esqueça de compartilhar no Whatsapp e nos ajudar a propagar essas informações. E caso queira utilizar nossa ferramenta gratuitamente é só clicar aqui e se cadastrar.

Agora que você já sabe o que documentar, vamos conversar sobre “onde documentar”.

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