O trabalho remoto se tornou uma realidade para muitos, em todo mundo, por conta da pandemia causada pelo Covid19. Assim, muitos gestores precisaram se adaptar ao novo formato, para garantir a saúde de seus colaboradores e o funcionamento da equipe.
Pensando em entender melhor como era o cenário dos gestores no período pré pandemia e também quais são as expectativas para o futuro, o Runrun.it, software de gestão do trabalho, elaborou um estudo sobre o assunto. A partir de entrevistas com mais de 300 gestores e líderes, o censo elaborado nos mostra dados interessantes, que abordaremos abaixo, em detalhes.
Trabalho remoto: primeiros passos
No período pré pandemia, apenas 44% dos entrevistados afirmaram que já praticavam o trabalho remoto, porém em uma baixa frequência, a maioria trabalhava de casa apenas 1 vez por semana (24,2%). Ou seja, apesar do trabalho a distância ser considerado há anos como uma tendência, poucas empresas já tinham processos definidos, com o mínimo da infraestrutura adequada.
Portanto, as primeiras semanas de trabalho a distância foram de adaptação. Podemos dividir esse período em três fases:
1ª Fase: Comunicação
Nesse primeiro momento, foi necessário entender o novo cenário, analisar os impactos causados pela rápida mudança e também definir quais seriam as principais formas de comunicação utilizadas pela equipe, já que esse foi um dos principais pontos afetados por trabalhar a distância.
Além disso, esse momento também foi importante para que fossem definidas as reuniões, ou os rituais adotados pelas equipes, que podem ser:
- Check in e check out: avisar aos membros do time quando você começou a trabalhar e quanto finalizou o expediente, assim como as pausas para almoço. Assim, todos mundo sabe quando você estará disponível para tirar dúvidas, fazer aprovações, avaliar entregas e etc.
- Dailys: esse tipo de reunião, que foi inspirada nos preceitos da metodologia ágil, inclui gestores e todos os membros da equipe.la tem uma duração média de 15 minutos e tem como objetivo que todos informem o que foi feito no dia anterior, o que pretendem fazer hoje e se há algum impedimento ou se a pessoa precisa de ajuda para avançar nas entregas do dia.
- Weekly: ou reuniões semanais, são o momento no qual os gestores e suas equipes podem discutir de forma mais minuciosa detalhes de um projeto, ou apresentar os resultados da equipe, para que todos possam acompanhar o andamento e os resultados do time, assim como os pontos a melhorar. Essa reunião pode durar em torno de uma hora, justamente para a discussão de temas mais complexos, que não fazem parte de uma daily, por exemplo.
Além disso, é importante definir os meios de comunicação escrita que serão utilizados pelo time, como e-mails e chats. Isso porque, como o fluxo de informações por esses canais costuma ser muito alto, é normal que informações importantes se percam. Mas você saberá como lidar melhor com essa situação na fase 3.
2º Fase: Mudança de mindset
Bom, agora que a comunicação com a sua equipe está fluindo bem e as informações importantes estão chegando nas pessoas certas, é preciso focar nas entregas e na qualidade delas.
É comum que, trabalhando a distância, a percepção que temos do esforço total da equipe se altere. Isso porque, quanto estamos trabalhando presencialmente, o líder acaba avaliando o que está mais à vista, ou seja, o quanto os colaboradores estão trabalhando no dia a dia. No home office, não há essa possibilidade e pode ser que você sinta que a equipe não está trabalhando no que deveria, ou o quanto você gostaria.
Esse sentimentos de insegurança podem acabar gerando uma microgestão, ou seja, cobranças arbitrárias, que vão deixar a sua equipe mais desmotivada. Como isso não é desejável, ou muito menos saudável, é importante efetuar essa mudança de mentalidade e avaliar a qualidade das entregas realizadas.
Assim, fica mais fácil dar o feedback e acompanhar o trabalho da sua equipe, entendendo quais são os principais desafios e aprimorando processos.
3ª Fase: Criação de uma fonte única da verdade
Nessa fase, nós retomamos a discussão levantada acima: como centralizar as informações importantes e não perder as decisões que foram tomadas. Para isso, você precisará, como gestor, reunir tudo em um único lugar.
Isso vai facilitar o seu dia a dia, já que todas as respostas poderão ser encontradas em um só lugar no qual seu time também poderá fazer consultas ou atualizações. Quanto mais planilhas ou ferramentas você adotar, mais difícil será acompanhar os projetos. Isso sem contar o tempo gasto na procura de informações simples.
Por isso, nessa última fase, procure por softwares que sejam seguros e possam concentrar grande parte dos dados.
Bom, nesse momento, a grande maioria das empresas já passou por essas fases e conseguiu estabelecer planos de ação sustentáveis. Mas a pergunta que não quer calar é: o home office veio para ficar?
Atualmente, 88% dos entrevistados está trabalhando de forma 100% remota e a tendência é que esse número continue alto, mesmo após o fim da pandemia e do relaxamento das medidas de isolamento social, já que 80% dos líderes/gestores de agência afirmaram que gostariam de continuar em home office, em uma frequência de 3 (19,6%) a 5 (17,3%) dias por semana.
Desafios do trabalho remoto
Como nós já mencionamos acima, trabalhar remotamente trouxe uma série de desafios para os gestores. De acordo com a pesquisa do Runrun.it, os principais são:
- Falta de interação pessoal entre colegas de trabalho – 72,7%
- Dificuldade de comunicação e colaboração – 48,5%
- Muitas fontes de dispersão (dificuldade de manter o foco) – 42,4%
- Não ter a visão do todo em relação a projetos e processos – 33,3%
- Solidão – 30,3%
- Menor motivação – 21,2%
Para a análise desses resultados, precisamos levar também em consideração o contexto atual no qual estamos vivendo, que é responsável pelo agravamentos dos principais desafios identificados pelos gestores: falta de interação com colegas do trabalho e dificuldade de comunicação e colaboração, assim como a solidão.
Sem dúvida, essa situação foi um verdadeiro choque, ainda mais para equipes de vendas ou agências, que estavam acostumadas com esse tipo de interação, sendo que o atendimento presencial já fazia parte das estratégias de relacionamento com o cliente, facilitando tratativas e negociações.
Além disso, nem todos estavam preparados para trabalhar de casa e por isso tiveram que adaptar às pressas o ambiente caseiro ao escritório. O excesso de fontes de distração que temos trabalhando em casa pode afetar a motivação e a concentração, gerando assim a sensação de que não estamos conseguindo produzir no mesmo ritmo ou o quanto gostaríamos.
Benefícios do trabalho remoto
Apesar dos desafios encontrados, como nós já mencionamos acima, 80% dos líderes e gestores de agência gostariam de permanecer em trabalho remoto. Portanto, existem benefícios que justificam essa escolha. Os principais apontados pela pesquisa do Runrun.it são:
- Economizar o tempo de deslocamento – 97%
- Ter um horário mais flexível – 66,7%
- Estar mais próximo dos meus familiares e animais de estimação – 54,5%
- Ter mais foco (menos interrupções não planejadas) – 48,5%
- Maior motivação – 24,2%
- Menos microgestão – 18,2%
Como é possível analisar, o tempo possui grande influência nos benefícios identificados, já que podemos aproveitar a flexibilidade de horários, assim como o tempo que antes era utilizado em deslocamentos para estarmos com nossos amigos, familiares e animais de estimação.
Com isso, nós passamos a organizar nossa vida de outra forma, preenchendo nosso tempo livre com outras atividades que são importantes para o nosso desenvolvimento e relacionamento interpessoal. O que, em alguns casos, se reflete também em maior motivação.
A motivação pode ser considerada um tema sensível nesse contexto, considerando a crise econômica e de saúde que estamos enfrentando. Esses sentimentos de medo e ansiedade acabam refletindo no trabalho de uma forma ou de outra.
Futuramente, isso pode indicar que muitas empresas terão horários mais flexíveis ou serão 100% remotas. Tudo isso, visando o bem estar e a saúde de seus colaboradores, prezando por uma maior qualidade de vida.
Ferramentas de trabalho remoto
Como você já deve ter notado, é praticamente impossível trabalhar remotamente sem o uso da tecnologia. Por isso, é importante garantir que você está fazendo as melhores escolhas e que eles serão capazes de facilitar o seu dia a dia.
Empresas que já atuavam remotamente (completamente ou em parte) antes da pandemia afirmaram adotar os seguintes tipos de software:
- Ferramentas de gerenciamento de tarefas, projetos e processos – 97%
- Grupos de chat – 90.9%
- Ferramentas de vídeo chamada – 84,4%
- Ferramentas de gerenciamento de tempo e custos – 54,5%
- Ferramentas para brainstorm e colaboração visual – 27,3%
As ferramentas de gestão de projetos e tarefas e de comunicação aparecem nas primeiras posições, justamente por serem as mais fundamentais para o trabalho remoto, já que elas são capazes de se encaixar nas 3 fases de adaptação do trabalho remoto e evoluírem de acordo com a sua gestão.
Além disso, é importante usar somente as ferramentas que são fundamentais para você e sua equipe e que fique claro para todos a importância do uso correto dos softwares. Já que, muitas vezes, a falta de engajamento da equipe em uma determinada plataforma está relacionado a esse momento de onboarding, onde todos precisam entender os principais pontos da plataforma, para aplicá-los em seu dia a dia.
O Runrun.it é um software de gestão de projetos e colaboração completo para o trabalho remoto. Em nossa plataforma você consegue acompanhar os projetos em tempo real, identificar gargalos no seu processo, extrair métricas e relatórios com informações importantes visualizado o todo, definir prazos para as atividades, além de centralizar tudo em um único lugar, incentivando sua equipe a trabalhar de forma colaborativa. Crie sua conta: https://runrun.it
